Когда используют короткий e-mail?

В деловой жизни люди часто пишут e-mail из одного предложения, после которого приписывают: NFM (по further message - «дальше сообщение не продолжается») или ЕОМ (end of message - «конец сообщения»).

Когда используют короткий e-mail?

Часто пользуются и просьбой быстро отреагировать на письмо: ASAP (as soon as possible - «как можно быстрей»). Сообщения свидетельствуют о дружественном отношении и желании поберечь время. Посылающему торговый договор незачем писать длинное письмо с учтивым обращением и вопросами о самочувствии, он может просто написать что-нибудь вроде: «Здравствуйте, госпожа Шауб, в приложении торговый договор. С уважением, Удо Майер (ЕОМ)». Тогда госпожа Шауб будет знать, что дальше читать ей не надо, а надо открыть и сохранить приложение. В результате отправитель и получатель сэкономят время и усилия.

Теперь вы знаете, когда используют короткий e-mail.

Кто может отправлять, а кто должен читать e-mail?

Один e-mail нередко касается сразу нескольких сотрудников фирмы. Тогда и его рассылка идет сразу на несколько адресов.

Используют СС (carbon сору) или ВСС (blind carbon copy).

Получив СС, вы видите, кому еще направлено это письмо (например, приглашение на собеседование). А получив ВСС, вы этого не видите. Для отсылки ВСС всегда есть свои причины. Допустим, один менеджер посылает письмо своему сотруднику и хочет показать другому менеджеру, как это делается. Тогда сотрудник ничего не подозревает о «незримом читателе». Но порой тайное становится явным, когда человек, получивший ВСС, пересылает письмо другим адресатам. Эти адресаты видят, что один менеджер написал другому и что он сделал это тайно. Поэтому лучше послать одно письмо два раза.

Золотое правило для отправки e-mail

Отвечать на письмо следует в течение суток. Даже если вы не можете сразу дать ответ на тот или иной вопрос, надо хотя бы подтвердить получение письма и написать, что более полный ответ вы пришлете в ближайшие дни. Тогда ваш коллега будет знать, что к нему относятся с вниманием и уважением. Если компьютер отправителя так запрограммирован, что он видит когда и сколько раз читалось его письмо, то ему будет легко разоблачить отговорки с ссылкой на нехватку времени и т. п. Как и в обычных письмах, в e-mail обязательно указывать тему, так как некоторые адресаты ежедневно получают огромное количество писем и хотят быстро узнать степень его важности. При отсылке вы сами можете задать эту степень: от «обычной» до «высшей». Если вы зададите высшую степень, то в почтовом ящике получателя напротив вашего письма появится красный восклицательный знак.

Но, конечно, далеко не каждое письмо заслуживает высшей степени важности.