Какие правила этикета приняты для деловой переписки?

В эпоху электронных видов связи письма, открытки и телеграммы, отправленные по почте, свидетельствуют о солидности отправителя и уважении к адресату.

Международные стандарты деловой переписки зародились в Англии в XIX в. До сих пор во многих странах к эпистолярному этикету относятся очень серьёзно. Поэтому в переписке с зарубежными партнёрами следует уделять особое внимание традициям.

Строгий эпистолярный этикет принят также в российских филиалах зарубежных фирм и в компаниях, построенных по западному образцу.

Какие правила этикета приняты для деловой переписки?

Деловую переписку ведут на фирменных бланках, где сверху, в «шапке», указаны все основные сведения о компании. Сам текст письма помещается ниже, под «шапкой».

В правом верхнем углу указывается дата: число, месяц (словом) и год. В США сначала указывают месяц, потом число и год.

В левом верхнем углу пишут адрес получателя. Ниже у левого поля ставится обращение, а после него - запятая.

Обращение может быть следующим:

- дорогой г-н (или г-жа) + фамилия;

- дорогой доктор + фамилия;

- господа;

- уважаемые господа;

- уважаемый г-н + фамилия.

Какие правила этикета приняты для деловой переписки? В официальных письмах принято обращение на «Вы», даже если при личном общении вы говорите вашему адресату «ты». В обращении может использоваться как имя: «Уважаемый Иван Иванович» или «Дорогая Ирина», так и фамилия: «Уважаемый г-н Смирнов».

В некоторых компаниях сотрудники называют друг друга по имени, без отчеств, как это принято на Западе. В этом случае даже официальное обращение в письме может содержать только имя.

В Германии к обращению добавляют научное звание адресата: «Дорогой г-н доктор Шмидт».

Тема письма

Следующая строка сообщает о теме письма. Для этого часто используют сокращение Re (от англ. in reference to - «относительно», «что касается») и русское «Кас.» («Касательно»). Например, «Re: Организация деловых переговоров».

Несколько тем перечисляются последовательно, в столбик: Дорогой г-н Иванов, Re: Организация деловых переговоров; покупка склянки чернил госкооперативом; о стихах В. Маяковского.

При этом письмо должно состоять из соответствующего количества блоков.

В современном эпистолярном этикете допускается написание темы письма без частицы Re. В этом случае тема помещается в начале письма, до обращения и после адреса, в виде заголовка и пишется заглавными буквами или подчёркивается.

Адрес, обращение, заголовок, текст письма и заключительный комплимент располагаются вплотную к левому полю, без отступов. Абзацы отделяются друг от друга интервалами.

Заключительный комплимент - это формула вежливости, которой заканчивается письмо.