Как правильно составить письмо и e-mail?

Тот, кто пишет письма, должен помнить, что текст отличается от устной речи отсутствием интонации. И порой написанные слова кажутся намного более жесткими. Поэтому важно знать, как правильно составить письмо и e-mail, чтобы его получатель не счел себя обиженным. Даже если вы в письме выражаете свое недовольство человеком или той фирмой, которую он представляет, письмо должно быть составлено в деловом тоне. Следует соблюдать все формальности. Укажите имя отправителя, имя получателя, место и дату написания письма. Обращение «Уважаемые дамы и господа» можно использовать, только если вы не знаете, к кому обратиться лично. Личное обращение всегда более действенно.

Как правильно составить письмо и e-mail?

Деловое письмо

Деловые письма всегда должны быть вежливыми и предельно ясными. Так вы сэкономите время адресата и оставите хорошее впечатление. Письма, где без лишнего расшаркивания все сказано по существу, хорошо подходят не только для государственных инстанций.

Адрес

Адрес всегда должен указываться в следующем порядке: Название фирмы Ученая степень или титул и имя человека, которому вы пишете Улица и номер дома или почтового ящика Индекс и название города Если вы не уверены, работает ли еще человек, которому вы адресуете письмо, на фирме, то можете приписать к его имени «или зам.» («или заместителю»). Такая последовательность в написании адреса отличает деловые письма от прочих. Если же вы сначала укажете имя, а потом название фирмы, то другие представители фирмы письмо открывать не станут. Впрочем, бывают случаи, когда именно это и требуется. Тогда можно приписать после имени адресата - «лично».

Обращение

Если в адресе указывается ученая степень или титул («Господину профессору, почетному доктору X), то в обращении обычно указывается только фамилия («Уважаемому господину...»), хотя можно использовать и ученое звание («Уважаемому профессору...»).

Если вам известно имя получателя, то пишите его и в адресе, и в обращении. А если не знаете, к кому обратиться лично, пишите просто: «Уважаемые дамы и господа».

Композиция письма

Кроме адреса и даты необходимо указать тему письма, причину его написания.

Само слово «тема» писать не надо. То есть не «Тема: Ваш запрос от...», а просто «Ваш запрос от...» В конце письма надо подписаться: «Искренне Ваш». Хотя, конечно, формулировка подписи может меняться в зависимости от того, как хорошо вы знаете адресата.

Без крепких выражений

Крепкие выражения нельзя употреблять (не только) в деловых письмах! Простая истина, но приходится ее повторять.

А вот их противоположность всецело приветствуется. Например: «Мы с нетерпением ждем начала нашего сотрудничества и готовы ответить на любые Ваши вопросы, если таковые появятся». Если вы хотите выразить свое недовольство, то не пишите «Искренне Ваш» и т. п. А собственные негодующие подписи, даже если они приемлемы с юридической точки зрения, выдумывать не надо. Это несовместимо с хорошим тоном ни в деловой, ни в частной жизни.

Осторожней с восклицательными знаками

С восклицательными знаками и словами, написанными заглавными буквами, следует быть аккуратным. Восклицание подразумевает повышенный тон. То же относится и к заглавным буквам. Хотя, конечно, бывают случаи, когда повышенный тон приветствуется. Например: «Поздравляю с продвижением по службе!»